Go to ...
Obiektywnie? Subiektywnie? O polityce, państwie, gospodarce… w poszukiwaniu paradygmatu rozwoju. Zawsze mamy rację!

Obserwator Polityczny on Google+RSS Feed

27 kwietnia 2018

Organizowanie konkursów a ochrona danych osobowych


Copyright by ODO_24_Marcin_Zadrożny

Konkursy należą do popularnych metod promocyjnych. Mogą być przygotowywane przez różne organizacje, fundacje non-profit, firmy, czasopisma, stacje telewizyjne etc. Najczęściej podstawowym wymogiem, który je łączy jest konieczność podania danych osobowych, aby wziąć w nich udział, a często i obligatoryjne wyrażenie zgody na wykorzystanie danych w celach marketingowych. Jednak czy organizatorzy takich działań aby na pewno zbierają informacje zgodnie z zasadą adekwatności – czy nie zbierają niepotrzebnych danych o uczestnikach konkursów i czy później wykorzystują dane zgodnie z celem w jakim zostały zebrane?

Uważaj co udostępniasz

Biorąc udział w tego typu inicjatywach powinniśmy być ostrożni. W pierwszym etapie organizator co do zasady powinien od nas wymagać jedynie podstawowych danych czyli imienia, nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu. W przypadku kiedy udział w konkursie zależy od wieku może dodatkowo potrzebować podania daty urodzenia. Takie informacje są wystarczające aby móc skontaktować się z osobą biorącą udział w akcji.

Pamiętajmy, że samo zgłoszenie nie jest jednoznaczne z wygraną. Dlatego dopiero kiedy okaże się, że jesteśmy zwycięzcami organizatorzy powinni wymagać podania szerszego zakresu danych. W przypadku nagród rzeczowych może to być adres zamieszkania, a pieniężnych numer rachunku bankowego – mówi adw. Marcin Zadrożny, ODO 24. W żadnym przypadku firmy nie powinny wymuszać udostępnienia im innych informacji, zwłaszcza takich jak seria i numer dowodu osobistego – dodaje. Czasami natomiast jest konieczne pozyskanie numeru PESEL. Obowiązek podania numeru PESEL przez zwycięzcę konkursu związane jest z koniecznością wystawienia nagrodzonej osobie informacji podatkowej PIT-8C. Jednakże w zdecydowanej większości akcji marketingowych, zwłaszcza tych konsumenckich, nie trzeba nikomu wystawiać „pitów”, ani tym bardziej zbierać do tego szczegółowych danych osobowych.

Regulaminy konkursów i zgłoszenia

Są one bardzo ważne ze względu na to, że zawarte są w nich kwestie związane z ochroną danych osobowych. W regulaminach powinien być wskazany podmiot będący administratorem danych, cel, w jakim będą one wykorzystywane, informacja o prawach wglądu w dane oraz ich poprawiania oraz dobrowolności podania danych (podanie danych może być dobrowolne ale niezbędne do przystąpienia do konkursu), ewentualnie informacja o znanych odbiorcach danych. Z regulaminu powinno również wynikać, iż uczestnik zgadza się na przetwarzanie swoich danych w celach związanych z konkursem, pomimo zbierania zgody w zgłoszeniu konkursowym.

Kolejną istotną kwestią jest samo zgłoszenie konkursowe. Jego forma może być dowolna. Jednak należy pamiętać, że firma/organizacja odpowiedzialna za działania musi być w stanie przedstawić, że każdy z uczestników dokonał zgłoszenia świadomie. Dlatego powinno ono zawierać przede wszystkim:

  1. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych. W celu udziału w konkursie oraz ewentualne inne zgody dot. pozwolenia na opublikowanie informacji o zwycięzcach oraz na wykorzystanie wizerunku zwycięzcy, czy na przetwarzanie danych w innych celach marketingowych – należy pamiętać: jeden cel, jedna zgoda. Co ciekawe, na gruncie RODO oceniając, czy zgody udzielono dobrowolnie, w jak największym stopniu uwzględnia się fakt, czy od zgody na przetwarzanie danych nie jest uzależnione wykonanie umowy, w tym świadczenie usługi, nawet jeśli nie jest ono niezbędne do wykonania tej umowy.
  2. Oświadczenie o zapoznaniu się i zaakceptowaniu regulaminu;
  3. Obowiązek informacyjny wobec uczestnika. Biorąc pod uwagę, że w związku z nadchodzącym RODO jest on obszerniejszy (art. 13 RODO) większość szczegółów można zawrzeć w regulaminie.

Informacje podawane przez uczestników i gromadzone w związku z konkursem według obowiązującego do 25 maja 2018 roku prawa – art. 7 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych – są zbiorem danych osobowym. W związku z tym należy zgłosić go do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych – wskazuje adw. Marcin Zadrożny, ODO 24. W przypadku kiedy w spółce został powołany i zgłoszony do rejestracji administrator bezpieczeństwa informacji, nie ma takiego obowiązku. ABI wpisuje go jedynie do jawnego rejestru zbiorów, który prowadzi. Należy, pamiętać, że na gruncie RODO czyli od 25 maja 2018 roku nie będzie już obowiązku rejestracji zbiorów, a Inspektor Ochrony Danych („następca ABI”) nie będzie zobligowany do prowadzenia rejestru. Niestety dla organizatorów, a z pożytkiem dla obywateli, RODO to dużo więcej zmian i nowości – dodaje.

Konkursy a portale społecznościowe

Przygotowując akcję promocyjną na Facebooku, należy pamiętać nie tylko o ustawie o ochronie danych osobowych, ale także o regulaminie samego portalu społecznościowego. Podobnie jak w przypadku innych konkursów najważniejszy jest wspomniany wcześniej regulamin, w którym musi zostać zawarte postanowienie odnośnie pełnego zwolnienia serwisu Facebook z odpowiedzialności przez każdego uczestnika. Co więcej, musimy pamiętać o poinformowaniu, że promocja nie jest w żaden sposób sponsorowana, popierana ani przeprowadzana przez portal.

Co ciekawe, do przeprowadzania akcji/promocji nie można wykorzystywać prywatnych osi czasu. Niedozwolone jest stosowanie rozwiązań typu „udostępnij na swojej osi czasu, aby wziąć udział w promocji” czy „oznacz znajomych w tym poście, aby wziąć udział w konkursie”. Teraz spróbujmy sobie przypomnieć jak często widzimy tego typu posty – mówi adw. Marcin Zadrożny, ODO 24. Dlatego zawsze najważniejszy jest zdrowy rozsądek. Zanim zdecydujemy się wziąć udział w jakiejś akcji i udostępnić swoje informacje, zapoznajmy się z regulaminem samego konkursu i miejsca, gdzie jest organizowany. Unikniemy wówczas zagrożenia, że nasze dane zostaną wykorzystane w niewłaściwy sposób. Warto również zawsze pamiętać, że nic nie dostajemy za darmo, zazwyczaj jak coś dostajemy „za darmo” wówczas płacimy za to naszą prywatnością i zgodami na przetwarzanie naszych danych w celach marketingowych.

ODO 24 sp. z o. o. oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji. Dzięki doświadczonemu zespołowi ekspertów z zakresu m.in. prawa, informatyki, zarządzania kryzysowego oraz ciągłości działania dostarcza organizacjom praktyczne rozwiązania, pozwalające skutecznie zabezpieczyć posiadane zasoby informacyjne.

Tags: , , ,

3 komentarze “Organizowanie konkursów a ochrona danych osobowych”

  1. Inicjator
    28 marca 2018 at 05:41

    Należy być zawsze czujnym.

    Zatem: CZUJ DUCH!

  2. wieczorynka
    28 marca 2018 at 18:44

    Autor: konkursy należą do popularnych metod promocyjnych – zgadza się (nieśmiałe pytanie, co i kogo promują konkursy , nie oglądam takich tematów) .
    Proszę tylko zwrócić uwagę “jaki segment klientów” bierze w tych konkursach udział – Autor z pewnością wie.
    Ochrona danych osobowych, czy ktoś jeszcze w to wierzy ?

  3. wieczorynka
    28 marca 2018 at 20:00

    Do Inicjatora, ” Należy zawsze być czujnym…” , skojarzył mi się ten tekst z wypowiedzią różnych dziennikarzy z różnych TV lub jeszcze innych służb “należy zachować ostrożność”.

    Opiszę autentyczną historię z dawnych lat. Nasz znajomy architekt zakazał swojej córce już pełnoletniej aby korzystała z jego przyrządów do projektowania, córka nie wytrzymała i skorzystała niszcząc te przyrządy.
    -Ojciec : za to, że zniszczyłaś to cię ukarzę
    -Córka: mówiłeś, że jak będę dorosła to nie będziesz mnie karał
    -Ojciec to potraktuj to jako złośliwość

    Inicjatorze nie traktuj opisanej historyjki personalnie, piszesz bardzo ciekawe teksty.
    A ja czasami lubię napisać coś, co wywoła uśmiech.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.

More Stories From Społeczeństwo

Scroll Up